Dans un logiciel de devis et de facturation, les utilisateurs peuvent saisir différents types d'informations sur leurs clients. L'outil génère ensuite les documents souhaités, qui peuvent être envoyés numériquement ou physiquement aux parties intéressées. Avec un logiciel de devis/facturation, l'entreprise peut alors générer des modèles de facture standard et rassembler toutes les informations sur les produits et les clients sur une seule plateforme. Si les avantages de la numérisation du processus de devis et de facturation sont indéniables, le choix de la bonne solution logicielle est une autre affaire.
Adaptation à l'organisation comptable de l'entreprise !
Avant de choisir un logiciel de facturation, vous devez d'abord savoir si votre entreprise va gérer sa comptabilité en interne ou si vous allez faire appel à un expert-comptable. Dans le premier cas, l'offre " tout-en-un " est la plus adaptée. En effet, il existe des outils qui combinent un outil de chiffrage, un programme de facturation et un outil de gestion comptable (destinés aux très petites entreprises). D'autres packs combinent un logiciel de gestion commerciale et des outils de comptabilité numérique. Cette solution est plutôt adaptée aux moyennes ou grandes entreprises. En revanche, si l'entreprise fait appel à un expert-comptable, un simple logiciel de facturation sera certainement adapté. Pour en savoir plus, visitez le site d’Axonaut.
Il faut savoir que certaines solutions logicielles permettent de remplir automatiquement les factures de vente. En d'autres termes, toutes les données collectées dans l'outil de facturation sont traitées manuellement ou automatiquement à des fins comptables. Ce type de fonctionnalité est essentiel car il permet de gagner un temps considérable, tout en réduisant la marge d'erreur sur les écritures comptables.
Privilégier le maximum de fonctionnalités !
Avec des fonctionnalités variées, les solutions disponibles pour la facturation simple peuvent répondre à un large éventail de besoins, même les plus spécifiques. Pour choisir la meilleure option, vous devez donc définir vos besoins, puis évaluer la capacité d'un outil à y répondre.
Essayez de privilégier les logiciels qui offrent plusieurs fonctionnalités de personnalisation. Par exemple, grâce à la possibilité de modifier le design ou le format, la possibilité de modifier le format du document peut être un véritable atout car elle permet de rester sur les standards de l'entreprise. Dans le cas de l'utilisation d'un outil de gestion comptable, vous devez vous assurer que ces deux outils sont compatibles entre eux.
Le logiciel de facturation simple doit également présenter une interface ergonomique et intuitive, facile à utiliser. Vous devez par ailleurs organiser des séances de formation ou d'information pour permettre à votre équipe de s'y familiariser.
Un logiciel de devis facturation qui favorise la mobilité !
Grâce aux avancées du monde digital, vous pouvez opter pour un logiciel de facture cloud, autrement dit, un logiciel qui fonctionne en ligne. Le premier avantage de cette solution est le fait qu'aucune installation préalable n'est nécessaire. Tout le processus se fait à travers une interface dématérialisée.
En outre, vous n'avez aucune contrainte sur le dispositif numérique à utiliser (smartphone, tablette, ordinateur, etc.) ni sur l'endroit d'où vous y accédez. C'est particulièrement pratique pour les agents qui sont amenés à se déplacer chez leurs clients ou sur les chantiers. Certains revendeurs de solutions logicielles proposent aux utilisateurs des essais gratuits pendant une certaine période. Ainsi, si à l'issue de ce délai, vous vous rendez compte que le logiciel ne vous convient pas, vous pouvez en choisir un autre sans rien payer.
Et si vous ne souhaitez pas vous engager à long terme, optez pour les formules les plus flexibles. Cela vous évite d'être coincé avec un outil numérique qui ne correspond pas à votre organisation. Il est donc important de prendre le temps de faire des comparaisons.